حریم خصوصی و دسترسی به اطلاعات
این اطلاعیه، رفتار نسخه فعلی سامانه منگنه را توضیح می‌دهد. قرارداد خدمت و توافق بهره‌بردار باید پیش از ارائه خدمات تخصصی مشخص شود.
چه اطلاعاتی ذخیره می‌شود؟
نام، ایمیل یا شماره همراه، شناسه ورود، نقش کاربر و عضویت سازمانی برای حساب ثبت می‌شوند. برای پرونده، شرح درخواست، پیام‌ها، فایل‌ها و پاسخ وکیل نگه‌داری می‌شود. درخواست تماس عمومی نیز نام و اطلاعات تماس، تعداد کارکنان و بسته مورد درخواست را ثبت می‌کند.
چه کسی دسترسی دارد؟
محتوای پرونده برای صاحب پرونده، وکیل مأمور آن و مدیر مجاز سامانه قابل دسترسی است. منابع انسانی فقط فهرست کارکنان و وضعیت عضویت و قرارداد سازمان را می‌بیند؛ محتوای پرونده شخصی، پیام‌ها و فایل‌ها به منابع انسانی ارائه نمی‌شود. یادداشت داخلی وکیل در پاسخ کارمند حذف می‌شود.
ذخیره‌سازی و نشست
داده‌های پرونده، پروفایل و فایل‌ها در سرور با کلید نگه‌داری‌شده توسط بهره‌بردار رمزنگاری می‌شوند. شناسه اصلی ورود در پایگاه داده قابل شناسایی است و سامانه ناشناس یا Zero PII نیست. رمز عبور به شکل مشتق امن نگه‌داری می‌شود. کوکی نشست برای ورود استفاده می‌شود و حداکثر هشت ساعت اعتبار دارد.
خدمات بیرونی و حافظه مرورگر
در این نسخه برای پاسخ حقوقی از هوش مصنوعی خارجی استفاده نمی‌شود و پیامک، ایمیل و پرداخت خودکار فعال نیستند. فایل‌ها پیش از پذیرش به اسکنر امنیتی استقرار ارسال می‌شوند. سرویس‌ورکر فقط فایل‌های عمومی رابط را ذخیره می‌کند؛ پاسخ API و فایل پرونده در کش سرویس‌ورکر ذخیره نمی‌شوند. تنظیم ظاهر ممکن است در مرورگر بماند.
نگه‌داری، اصلاح و حذف
حذف خودکار زمان‌بندی‌شده در این نسخه فعال نیست. مدت نگه‌داری، مسئول رسیدگی و فرآیند درخواست اصلاح یا حذف باید در توافق خدمت مشخص شوند. برای پیگیری، از اطلاعات تماس منتشرشده یا فرم درخواست تماس استفاده کنید. حذف حساب لزوماً به معنی حذف فوری نسخه پشتیبان نیست و باید به‌صورت مشخص پیگیری شود.
محدودیت‌های امنیت
کنترل دسترسی و رمزنگاری، خطر را کاهش می‌دهند اما تضمین امنیت مطلق نیستند. بهره‌بردار باید HTTPS، حفاظت کلید، دسترسی مدیران، پشتیبان‌گیری و به‌روزرسانی را مدیریت کند. شماره همراه و ایمیل در این نسخه با پیامک یا ایمیل احراز مالکیت نمی‌شوند.